Desde las hojas de cálculo hasta la nube, la tecnología ha transformado el funcionamiento de la industria hotelera, y las cadenas hoteleras de múltiples propiedades no son la excepción. Aunque las cadenas hoteleras están divididas actualmente entre el uso de sistemas tradicionales y los Sistemas de Gestión de Propiedades basados en la nube, lo que permanece constante es que la responsabilidad del funcionamiento eficiente del sistema recae en el departamento de TI. Dado que este departamento desempeña un papel primordial en la gestión de la información y las operaciones del día a día, hay 4 aspectos sumamente importantes que los gerentes de TI de grupos de múltiples propiedades deben tener en cuenta al manejar un Sistema de Gestión de Propiedades:
1 – Seguridad de la Información:
Seguridad del Huésped: la pieza de información más crítica de un huésped que puede estar en riesgo son los detalles de la tarjeta de crédito, ya que se utiliza para todas las transacciones durante la estadía – para reservar la habitación, en el restaurant, en otros servicios como el spa y mucho otros más. El robo de información puede producirse a partir de fuentes internas, como empleados, así como de fuentes externas, como podrían ser los hacks informáticos y software malicioso. Es responsabilidad del equipo de TI el asegurar que la valiosa información del huésped permanezca encriptada y protegida. Mucho, incluyendo la reputación del hotel, está en juego si la información del huésped no está salvaguardada. El sistema también debe ser capaz de recuperar los datos importantes en caso de pérdida de información en circunstancias imprevistas.
Seguridad del Hotel El equipo de TI también es responsable de manejar la información confidencial de la empresa como las finanzas, paquetes de tarifas y más, el cual también es propenso a amenaza de seguridad tanto internas como externas.
Por tanto, es importante que el equipo de TI cree un entorno difícil de crackear, seguro y tener medidas de privacidad siempre listas.
2 – Efectividad de Costos: Es imprescindible para el administrador de TI de un grupo multipropiedades revisar la competencia de costos del sistema de vez en cuando y explorar medidas que puedan reducir costes y aumentar la eficiencia de la cadena hotelera. Algunas áreas de revisión pueden ser:
– ¿Se require tiempo y dinero para mantener el hardware y actualizar el software?
– ¿Hay costos involucrados en la integración con otros sistemas como agencias de viajes, empresas y más?
– ¿Habrá costos de mano de obra adicional para entrenar a los nuevos para manejar el sistema?
Si las respuestas a estas preguntas no son simples, es el momento de revisar el actual Sistema de Gestión de tu propiedad.
3 – Integración y Escalabilidad: para grupos de propiedades múltiples, la dinámica de TI es diferente ya que implica ampliar un negocio que está creciendo rápidamente, con nuevos servicios que se añaden a las diferentes propiedades constantemente. El sistema de gestión de la propiedad debe ser capaz de integrar sistemas dispares – desde la adición de una pasarela de pago hasta soporte la adición de un mostrador de viajes para o configurar el sistema para incorporar un servicio de spa. El sistema debe ser flexible para escalar e incorporar las nuevas demandas del negocio sin necesidad de incrementar costes o demasiados cambios en la configuración. El papel del equipo de TI reside en la simplificación del sistema para hacer las transiciones y las inclusiones de la mejor manera posible.
4 – Facilidad de Accesibilidad: Es la era de la movilidad y no son sólo los viajeros quienes están conectados a Internet a través de su smartphone o tablet; sino que también los propietarios y gerentes de hotels lo están, especialmente el equipo de gestión de propiedades multiples que viaja con frecuencia de una propiedad a otra. En tal escenario, el sistema de gestión del hotel debe ser capaz de proporcionar la accesibilidad a todas las secciones del sistema, lo cual incluye informes importantes, paquetes de precios entre otros, desde cualquier lugar, en lugar de depender del correo electrónico o las llamadas. Es importante que el Sistema de Gestión de su propiedad sea de fácil acceso y que proporcione informes automatizados para un rápido análisis.
Los tomadores de decisiones en el equipo de TI deben tener en cuenta estos aspectos para ayudar a la administración del hotel a tomar decisiones de major forma. Los equipos de TI se están acostumbrando cada vez más al concepto de Sistema de Gestión Propiedades en la nube, ya que están jugando un papel importante en la simplificación de las operaciones y la reducción de costes en el sector hotelero. El 2013 vio algunos de los nombres más importantes en el sector de hostelería cambiarse a Sistemas de Gestión de Hoteles basados en la nube ya que cuentan con una ventaja inherente sobre los sistemas tradicionales para ofrecer soluciones simples y aumentar la eficiencia.
