La Auditoría Nocturna es algo de lo que un hotel no puede prescindir, ya que controla por completo las transacciones del día. Comprueba todas las discrepancias en las reservas, cargos generados durante la estancia y las correspondientes facturas, actualizaciones en la limpieza y gastos de mensajes y genera folios , actualizaciones de estado de limpieza y genera el cierre de la caja.
Una vez tiene lugar el volcado de datos, la fecha activa de los cambios en curso será el día siguiente mientras que las cuentas del día actual se mantienen cerradas. El proceso de auditoría nocturna termina con los informes para el día (llamados Informes de Auditoría Nocturna), que resumen las transacciones y las colecciones resultantes para el día.
Los informes de auditoría nocturna de Hotelogix se generan a diario; éstos recopilan todas las actividades y transacciones diarias del hotel y se envían a la dirección para su revisión. Estos informes son extremadamente efectivos para maximizar la eficiencia del hotel. Con estos informes, el gerente obtendrá cifras diarias de ocupación de las habitaciones y otros datos financieros que pueden proporcionar una oportunidad diaria para reaccionar y responder a periodo de venta moderados.
- El informe de auditoría nocturna con detalle de habitaciones aporta una instantánea de las habitaciones ocupadas en el día, las habitaciones disponibles, check ins, check outs, no disponibles y cancelaciones. Este informe puede ser consultado clicando en cualquiera de puntos arriba mencionados.
- El informe de auditoría nocturna del contador aporta detalles sobre los recibos y reintegros tanto en efectivo como con tarjeta de crédito.
- El informe de auditoría nocturna de ingresos da información sobre los ingresos por habitación, las cancelaciones y el coste de oportunidad por reservas no convertidas así como los ingresos gracias a otras POs. Los ingresos generados a través de diferentes inclusiones y fuentes de negocio como agentes de viaje, empresas o website también se muestran en este informe.
- El informe de auditoría nocturna de impuestos contiene toda la información sobre impuestos generados a través de los ingresos por reserva y otros ingresos generados gracias a las POs. Impuestos como el VTA, Impuesto de lujo, Impuesto por servicio, etc.
El negocio de la hospitalidad es un reto constante donde la competencia es cada vez mayor; los informes de auditoría nocturna pueden jugar un papel crucial para obtener los objetivos. Se recomienda revisar a diario los informes de auditoría nocturna porque aportan un feedback muy importante sobre la ocupación de habitaciones y el estado financiero. Ver los informes diarios y reaccionar a tiempo permitirá obtener un gran control a la hora de obtener los objetivos de gestión. Muchos hoteles que tienen una línea de crédito para empresas y agencias de viajes tienen la oportunidad de enviarles un email solicitando un pago parcial. Estos informes también se utilizan para conciliar los datos financieros y asegurar la exactitud de todos los ingresos del día.
Con los informes de auditoría nocturna automatizados, la tarea del responsable de noche es mucho menor. Con la precisión de la información lograda a través de la automatización de los sistemas de gestión de propiedad, la conciliación y la renovación de fechas sucede con un solo click. Por lo tanto, consigue más tiempo e información para una gestión de más alto nivel que permita hacer uso de esta información de manera oportuna e inteligente para lograr una mayor eficiencia y ventas.
