Un sistema de administración de propiedades para el hotel (Hotel PMS) es un software que ayuda a los hoteles a organizar, programar y administrar sus operaciones diarias de manera eficiente . Permite que los hoteles, tanto pequeños como independientes, y grupos, manejen el flujo de trabajo de la recepción, incluyendo la reserva, el registro de entrada y la salida de los huéspedes, la asignación de habitaciones a los huéspedes, la delegación de tareas de limpieza y facturación, etc. También se conoce como software del hotel y funciona como el centro neurálgico de las operaciones del hotel, asegura el flujo continuo de información interdepartamental. Esto le permite al personal del hotel coordinar mejor las funciones operativas en todos los departamentos.En pocas palabras, el PMS de un hotel automatiza y agiliza las operaciones, ahorra horas de trabajo y ayuda a servir mejor a los huéspedes.
¿Quién trabaja en el PMS del hotel ?
Ya sea que el gerente general de un hotel , el empleado de recepción, el personal de limpieza o incluso el personal de los puntos de venta, casi todos trabajan en el PMS del hotel. Veamos cómo el PMS del hotel ayuda a cada uno de ellos.
Personal de la recepción: utilizando un sistema inteligente de administración de hoteles, el personal de la recepción de un hotel puede agilizar todo el proceso de reserva, desde la aceptación de reservas (que llegan a través de huéspedes sin reserva previa, OTAs, agencias de viajes), la asignación de habitaciones, la confirmación de la misma y el envío de una confirmación. correo al invitado. También pueden aceptar solicitudes de cancelación / modificación de reservas y ascender de categoría de habitación, etc. con facilidad. Aquí hay algunas otras tareas que realiza el personal de la recepción principal con el PMS del hotel:
- Registro de huéspedes
- Registro de Llegada y Salida
- Auditoria nocturna
- Gestión de habitaciones – marcando habitaciones que requieren atención de limpieza.
Personal de limpieza: la excelente limpieza desempeña un papel vital para garantizar la satisfacción de los huéspedes. Después de la salida, cuando el personal de recepción marca una habitación como desocupada, el PMS envía una alerta al departamento de limpieza. Y una vez que se realiza la limpieza y la habitación está lista, el personal de limpieza puede marcar la habitación como lista para ocupar en el software. Esto ayuda al personal de recepción a conocer las habitaciones que están listas para ser ocupadas y, por lo tanto, le ayuda a ofrecer un servicio de registro más rápido para los huéspedes. Además, el PMS del hotel puede ayudar a programar las tareas de limpieza, asignar personal y realizar un seguimiento de los mismos para su finalización oportuna.
Personal de Ventas del POS: los huéspedes no se quedan en un hotel. También utilizan los restaurantes, bares, gimnasios, spas y tiendas de regalos del hotel (también conocidos como puntos de venta POS). Y no es la mejor experiencia si tienen que seguir pagando cada vez que visitan cualquiera de los puntos de venta. Por lo tanto, en tal caso, es recomendable publicar todos sus cargos de POS (también conocidos como cargos que no son por habitación) directamente en sus habitaciones. Esto significa que el personal de POS puede publicar sus facturas en su habitación y los huéspedes pueden pagar la factura final mientras realizan el check out. Esta automatización a través de una integración de PMS y POS ahorra tiempo y ayuda a evitar errores de facturación.
Gerente general: los gerentes generales se encargan de la administración general de un hotel. También son responsables de la planificación estratégica para garantizar el éxito de los negocios de un hotel . Y para esto, necesitan aprovechar el poder del PMS de un hotel todo en uno que les ayuda con KPI y perspectivas. El PMS del hotel proporciona varios informes operativos, que incluyen el historial y el informe de previsión, el informe de ingresos, el informe de reservas, el informe de auditoría nocturna, el informe financiero, el informe del historial de huéspedes y los informes de ocupación, etc. para tomar decisiones empresariales clave.
Sobre los tipos de PMS de hoteles, actualmente vemos tres variantes de ellos:
PMS del hotel local / basado en servidor / heredado
Normalmente se instala a través de un servidor local a nivel de la propiedad (hotel) al que se puede acceder a través de los escritorios. Los hoteles deben hacerse cargo de la inversión de capital en hardware, servidores y derechos de licencia.También deben pagar por las actualizaciones y deben tener un equipo de TI dedicado para administrar todo.
PMS del Hotel Híbrido en la nube
Esta es una aplicación que ha evolucionado desde su naturaleza heredada hasta un punto final de la web al que se puede acceder a través del navegador web en una computadora, tableta y dispositivo móvil. Puede ser alojado localmente en el nivel de la propiedad o de forma remota. Sin embargo, ciertas funcionalidades / elementos de PMS se mantendrán en las instalaciones . Muchos proveedores locales de PMS están utilizando este enfoque para conservar su participación en el mercado.
PMS del hotel basado en la nube nativo en la web
Esta es la forma más pura de PMS basado en la nube. Se puede acceder a dicho PMS desde cualquier lugar, en cualquier momento utilizando un navegador o teléfono móvil.Se puede alojar a través de una nube privada o pública.En comparación con la versión de nube local o híbrida, esta aplicación es más ágil, flexible y está abierta a múltiples tenencias. Para los hoteleros, las actualizaciones son gratuitas. Lo más importante es que ofrece API abiertas para una fácil implementación de varias soluciones de terceros.
El surgimiento del sistema de gestión de propiedades hoteleras basado en la nube.
En los últimos años, el software de gestión de hoteles basado en la nube ha sido adoptado rápidamente en todo el mundo, en todos los tipos de propiedades, independientemente de su volumen de operaciones, el tamaño del personal y las ofertas para los huéspedes. Estas son algunas de las razones que han llevado a un crecimiento en la demanda del PMS en la Nube:
- Fácil de implementar
- Proceso de implementación más rápido
- La propiedad puede iniciar rápidamente
- Bajo costo de propiedad del software debido a la falta de inversión en la tarifa de licencia , los servidores y el equipo de TI dedicado
- Las actualizaciones de software y las actualizaciones son gratuitas
- Proporciona movilidad con acceso remoto , en cualquier lugar y en cualquier momento.
- Problemas relacionados con el soporte minimizado ya que no hay instalaciones locales
- Ofrece API abiertas para permitir una integración perfecta con una gran cantidad de soluciones de terceros
- Seguridad de datos garantizada.
- Ofrece escalabilidad
- Las funcionalidades fáciles de usar ayudan a retener al personal del hotel
- Respetuoso con el medio ambiente, ya que incluye un uso reducido de hardware y software de TI
Sistema de gestión de propiedades del hotel en la nube como plataforma (Capacidades de integración)
Un PMS no solo ayuda a automatizar y simplificar las operaciones en todos los departamentos de un hotel.Ahora también ha evolucionado como una plataforma que ayuda a los hoteles a aumentar la visibilidad y la reputación en línea, llegar al público objetivo a través de geografías, vender más habitaciones para obtener más ganancias. A diferencia de un PMS basado en servidores , un PMS en la nube se basa en estándares web comunes y API abiertas para permitir una integración fluida y sin problemas con una gran cantidad de soluciones de terceros. Veamos cómo un PMS en la nube ayuda en esto.
Channel Manager – la integración entre el sistema de administración de propiedades de un hotel y la plataforma de channel manager es una característica que “debe tener”. La conectividad bidireccional de la integración empuja automáticamente las tarifas y las disponibilidades del PMS al administrador de canales para su distribución en todos las OTAs / canales de ventas conectados. Y de manera similar, a través del gestor de canales, las reservas en OTA / canales de ventas también se actualizarán instantáneamente en el PMS. Ayuda a lidiar con el exceso de reservas y problemas de doble reserva.
Administración de ingresos: un sistema de administración de propiedades hoteleras debe integrarse con un software de administración de ingresos para ayudar a los hoteles a maximizar los ingresos. Esta integración ayuda con un pronóstico preciso de la demanda, evalúa la rentabilidad de cada reserva, influye en la reputación en línea de un hotel en su decisión de precios y, en última instancia, ayuda a determinar el mejor precio para el momento adecuado para el cliente adecuado.
Gestión de la reputación en línea: esta es otra área que desempeña un papel importante en el éxito general de un hotel, un sistema de administración de la gestión de la reputación del hotel que se integra con una solución del manejo de la reputación en línea puede ayudar mucho en esto. Esta integración lo ayuda a ver las opiniones de los clientes en múltiples plataformas, de modo que pueda analizar y comprender su sentimiento como huésped. También le permite automatizar el proceso de recopilación de comentarios para mejorar sus calificaciones y reputación en línea.
Motor de reservas web y motor de reservas de Facebook: este aspecto es muy importante para los hoteleros para generar reservas más directas. A través de esta integración,puede animar a su público objetivo a reservar directamente con usted a través de su sitio web o página de Facebook
Inteligencia de negocios: esto le ayuda a ver los KPI (Key Performance Indicator) críticos de varias fuentes, incluyendo PMS, sitio web y POS, etc. en un solo lugar. Le permite comparar el negocio en los libros con el pronóstico y el presupuesto.
Algunas integraciones más importantes –
- Sistema de bloqueo de la puerta
- Sistema de televisión interactiva
- Lealtad o fidelizacion
- Facturación por internet
- Sistema de correo de voz
- Máquina expendedora
- Check-in en quiosco
- Máquina EDC
- EPABX
- Escáner de pasaportes
¿Cómo funciona un hotel PMS?
Inicialmente, cuando los hoteles comenzaron a adoptar los PMS del hotel, querían administrar de manera eficiente los servicios de registro y salida de los huéspedes y el servicio de limpieza. Sin embargo, las cosas son diferentes ahora. Un software de administración de propiedades hoteleras no es simplemente una pieza de aplicación que trae un nivel más alto de automatización. Más bien, ahora cubre todo el ciclo de la experiencia del huésped, desde el proceso de reserva hasta la captura de datos del huésped para la gestión de la relación con el huésped en el futuro.Para entender esto, necesitamos profundizar un poco más. Echemos un vistazo a algunas de las características más importantes del PMS de un hotel que son importantes para la administración eficiente del hotel en general.
Administración del historial de huéspedes: el PMS registra todos los detalles de los huéspedes, incluidos el nombre completo, el tipo (FIT o corporativo ), el género, la nacionalidad, los datos de contacto y las preferencias especiales, como que le gusta y que no, métodos de pago y tipo de habitación reservado durante la última reserva / estancia. Para ser más precisos, un software de administración de propiedades hoteleras captura y almacena cada detalle de los huéspedes para ayudarlo a comprenderlos y atenderlos mejor durante su estadía actual y en el futuro.
Contabilidad del huésped: le ayuda a publicar cargos adicionales en la reserva que pueden surgir durante la estadía de un huésped. Le ayuda a manejar otras actividades, incluida la facturación directa automática desde la recepción, las facturas y la división de varias publicaciones con instrucciones de facturación específicas, etc.
Auditoría nocturna: también conocido como el proceso del final del día, la auditoría nocturna es uno de los aspectos más críticos de las operaciones del hotel.El software PMS de un hotel realiza y ejecuta este proceso, automáticamente publica las tarifas y los impuestos en la publicación del huésped. Por lo tanto, confirma y concilia el saldo final de las transacciones de todo el día. Además, el proceso de auditoría nocturna lo ayuda con varios informes, incluidos el informe de detalles de la habitación, el informe de contador, el informe de ingresos y el informe de impuestos, etc.
Administración del plan de tarifas: la administración efectiva de tarifas es una de las características más importantes de un sistema de administración de propiedades hoteleras. Un software de administración de hotel intuitivo con una función de administración de plan de tarifas puede considerar el desempeño de sus canales de ventas, demanda, ocupación, precios y temporadas de los competidores, etc. para recomendar las tarifas de habitación correctas.Puede crear tarifas relacionales, tarifas múltiples para una sola estancia, configurar y cambiar las tarifas diarias / mensuales. Además, puede ajustar las tarifas de su habitación en función de los precios dinámicos basados en la ocupación .
Administración de banquetes y eventos: el sistema de gestión de eventos del hotel debe permitirle administrar sus banquetes y otras áreas de reuniones de manera eficiente, brindándole información en tiempo real sobre salones de banquetes bloqueados para eventos o salones que estén vacantes y que se puedan reservar. Este módulo también maneja la facturación y la publicación de transacciones en el libro de ventas. El PMS debe ser configurable para manejar el etiquetado anticipado, facturas divididas, facturación basada en sesiones y facturación consolidada para todas las sesiones.
Punto de venta: este módulo en el PMS del hotel lo ayuda a configurar los puntos de venta de POS (puntos de venta), como restaurantes, puntos de venta de alimentos y bebidas, bares, gimnasios, spas y tiendas de regalos para obtener más ingresos no relacionados con la habitación. Todas las facturas de los puntos de venta POS se sincronizan con el PMS. El PMS captura todos los tipos de devoluciones y reembolsos dados en pedidos creados en el POS en tiempo real. También captura los detalles de los puntos de venta por categorías, para que las ventas se publiquen en los usuarios de cuenta adecuados
Reporte del Sistema de información de Administración(MIS): los informes MIS le ayudan a realizar un seguimiento, evaluar y determinar el rendimiento de su negocio hotelero. El PMS de un hotel inteligente proporciona información estadística completa y precisa sobre pronósticos y presupuestos para ayudarlo a crear tarifas competitivas. A través de los informes de MIS, el PMS del hotel le permite conocer el generador de ingresos por día / semana / mes / año.
Administración de materiales: este módulo lo ayuda a cuidar sus operaciones de gestión de materiales, incluidos los costos, las compras y la recepción de existencias.Proporciona informes sobre el nivel de stock, el resumen de consumo por centros de costo y departamentos, y lo ayuda a evitar una sobrecarga o una situación de falta de stock. Además, puede elegir proveedores con mejores resultados mediante el seguimiento de la información, como el tiempo de entrega, la precisión de la entrega y la rentabilidad.
Administración de la contabilidad financiera: Finanzas y contabilidad es otra área en un hotel que debe ser optimizada por un PMS de un hotel. Se ocupa del cuidado de costos y entrada de transacciones de departamentos en cuanto a ingresos y gastos, el presupuesto y cálculo de la relación, el análisis de flujo de caja, conciliación bancaria, los impuestos y la recopilación centralizada de datos más importante para cuentas de resultados eficientes.
Costo de alimentos y bebidas: administrar con cuidado el control del costo, tanto los alimentos como las bebidas en un hotel juegan un papel crucial que conduce a una mayor rentabilidad. Esta función automatiza el proceso de consumo y publicación de ventas, se ocupa de las metodologías de cálculo de costos basadas en recetas y maneja las recetas con ingredientes, etc. Le ayuda a realizar un seguimiento del uso de la materia prima para que tenga un mejor plan para evitar el desperdicio. Además, con un mejor control de inventario, puede lidiar con situaciones como exceso de existencias y agotado.
Gestión de recursos humanos y nóminas: este módulo ayuda a mejorar la gestión de recursos humanos y nóminas. Puede aprovechar este módulo para rastrear y analizar los eventos específicos de sus empleados, entre ellos: integración, período de prueba, ascensos, salario, revisión de salarios, tiempo / asistencia / licencia de gestión, transferencia de departamento / compañía y separaciones, etc.
Gestión de mantenimiento: puede realizar un seguimiento de las solicitudes de servicio y actuar en consecuencia para finalizar el mismo a tiempo. El módulo lo ayuda a programar y ejecutar el mantenimiento preventivo y crear órdenes de trabajo. Le proporciona informes de análisis por habitación, piso y tipo de queja. Por lo tanto, puede reducir los costos de mantenimiento y mejorar la productividad laboral .
Veamos el uso de un sistema de gestión de propiedad (PMS) de hoteles para varios tipos de propiedades, principalmente hoteles independientes y hoteles de cadena / grupo.
PMS para hoteles independientes.
Dadas sus operaciones y ofertas limitadas, un hotel independiente tendrá un enfoque completamente diferente al seleccionar un PMS hotelero. En este caso, el PMS debe ser extremadamente fácil de usar. Técnicamente, debería ayudarles a manejar las reservas con una recepción que contenga muchas funciones. Debe ayudarlos con una integración del channel manager que los ayude con la distribución de inventario en tiempo real sobre todas las OTA conectadas. La integración de POS es también otra área que necesita atención, ya que ayuda a obtener más ingresos no relacionados con la habitación.
Sin embargo, en la dinámica de negocios cambiante de hoy, las propiedades independientes también están aprovechando el poder de PMS del hotel para automatizar el proceso de recolección de comentarios de los huéspedes y para fortalecer sus calificaciones y reputación en línea. Algunos de ellos ahora también buscan una gestión eficiente de los ingresos a través de un PMS. Depende completamente de la geografía en la que operan y del tipo de huéspedes que abarcan.
PMS para cadena / grupo de hoteles.
Los hoteles de grupo o de cadena tendrán que tener en cuenta muchos elementos al seleccionar un PMS. Al igual que los hoteles independientes, también necesitan una conectividad de channel manager y PMS para la distribución en tiempo real a través de OTA y otros canales de venta. Además, necesitarían el PMS para administrar operaciones de múltiples propiedades con un inicio de sesión único y un control centralizado.
Por ejemplo, la administración de un grupo necesitaría que el PMS tenga un panel centralizado para administrar las reservas de todas las propiedades distribuidas en las ubicaciones. También necesitan el PMS para ayudarlos con la administración en tiempo real de las tarifas y las disponibilidades entre el CRO (Central Reservation Office) y todas las propiedades del grupo. Además, el historial centralizado de invitados para acceder al perfil del invitado desde el nivel de propiedad y la administración de ingresos de todo el grupo también son otras áreas clave para ellos. Debido a sus operaciones de nivel empresarial, consideran que la exhaustividad del PMS es uno de los factores más importantes.
¿Qué sigue?
Hoy en día, el PMS del hotel, como software, se considera una herramienta útil para servir mejor a los huéspedes. Muchos hoteles ahora tienen la aplicación móvil de su propia marca que se puede integrar con el PMS existente. Una vez realizada la reserva, los huéspedes pueden descargar la aplicación en sus teléfonos inteligentes, realizar el check-in de forma remota y cargar sus documentos de identidad. Por lo tanto, pueden evitar los trámites de recepción al llegar y el personal del hotel solo tiene que acompañarlos a sus habitaciones. No solo esto, los huéspedes pueden usar dichas aplicaciones para conversar con el personal del hotel para aumentar las solicitudes de servicio.
Los proveedores de PMS del hotel están agregando nuevas características para asegurarse de que sus productos se mantengan relevantes para los requisitos tecnológicos cambiantes de los hoteleros. El smart hotel PMS de hoy trabaja en conjunto con otras soluciones futuristas como inteligencia artificial, robots y realidad virtual, etc. para ayudar a los hoteles a atraer más huéspedes y vender más habitaciones.
