En un sector tan competitivo, ¿qué necesita una cadena hotelera para seguir siendo viable? Procedimientos operativos que garanticen un excelente servicio al cliente durante su estancia y, como mínimo, una presencia online que facilite las reservas. Es importante no solo atraer clientes, sino también lograr que apoyen tu marca. Gracias a los sistemas de administración de propiedades, o PMS, los hoteles pueden administrar operaciones en línea y fuera de línea sin sacrificio.
Si vas a un hotel de lujo, notarás que las operaciones se llevan a cabo de una forma bastante eficiente y con pocas posibilidades de falta de comunicación. Es realmente difícil supervisar y monitorear múltiples departamentos, coordinar equipos y tareas. Por eso, muchos hoteleros han invertido en tecnología, utilizando, por ejemplo, hojas de cálculo virtuales, que permiten una mejor visión de las operaciones.
En hoteles de todo el mundo, el sistema de administración de propiedades (PMS) se considera una herramienta crucial. Es la tecnología utilizada por los hoteleros para gestionar sus operaciones, incluidas las actividades externas (como la recepción del hotel) y las actividades internas.
El sistema de administración de propiedades es la versión moderna y más práctica de las hojas de cálculo comunes. Un sistema unificado, llamado PMS, automatiza los procesos de rutina y las tareas internas. Uno de los elementos clave para lograr la satisfacción del cliente es precisamente este sistema. Un sólido sistema de administración de propiedades también ayuda a ahorrar tiempo y dinero.
Las principales características de un PMS para hoteles y posadas son:
- Administrar canales;
- Administrar clientes;
- Control de reservas;
- Informes;
- Panel de control;
- Intercambio / API abierta;
- Gestión financiera;
- Motor de reservas en línea;
- Procesamiento de transacciones;
- Gestión de servicios internos.
Un PMS decente tiene todas estas características, lo que facilita las operaciones diarias.
Con la pandemia, las expectativas de los huéspedes han cambiado y un PMS obsoleto ya no satisface las necesidades de los visitantes ni los avances tecnológicos. En otras palabras, es importante contar con un software hotelero que rastree las demandas tanto de los huéspedes como de los empleados.
Los check-ins virtuales, el acceso a los alojamientos sin llave física y los métodos de pago flexibles son solo algunas de las facilidades que los visitantes pueden esperar de los hoteles.
Podemos decir que la evolución de las tecnologías PMS debe acompañar a las tecnologías de telefonía celular. La velocidad de desarrollo y modernización de los teléfonos celulares es increíble. Lo que antes era una herramienta dedicada exclusivamente a realizar llamadas telefónicas, hoy se considera una extensión vital de nuestro cerebro, capaz de almacenar información de contacto, guardar fotos y videos, guiarnos con GPS, investigar y mucho más.
Durante mucho tiempo, solo las grandes cadenas hoteleras empleaban sistemas de gestión de propiedades. Sin embargo, con el avance de la tecnología, las cosas están cambiando. Los nuevos hoteleros informatizados, llamados e-hoteliers, junto con los propietarios de posadas y alojamientos familiares, están invirtiendo en tecnología para hacer frente a los problemas de la zona.
Con el software de administración de propiedades, los administradores y propietarios de hoteles y posadas pueden, por ejemplo, verificar el estado de las reservas y administrarlas. Además de estas funciones básicas, estos software también te permiten organizar los horarios del servicio de habitaciones, controlar el stock de alimentos y bebidas, controlar los ingresos, entre otros.
Consideremos los nuevos cambios en el ámbito de los viajes. En el pasado, cuando un viajero necesitaba hacer una reserva, se comunicaba con una agencia de viajes o llamaba directamente al hotel. Dado que la mayoría de las reservas ahora se realizan en línea, los hoteles deben tener un motor de reservas en su sitio web además de conectarse a OTA y publicidad en línea para atraer clientes. Las capacidades del software de PMS tuvieron que expandirse debido a esta transición a lo digital.
Todo esto solo es posible con el software adecuado, donde los clientes pueden hacer reservas en línea y solicitar servicios con solo un teléfono inteligente.
Hasta ahora, solo hemos visto el lado positivo de la tecnología de PMS, pero es posible que también te estés preguntando sobre las desventajas de este tipo de tecnología.
El problema surge cuando un PMS con una tecnología obsoleta, diseñado para funcionar de forma independiente, imposibilita el acceso a las nuevas funciones y prestaciones que necesita un hotel moderno. La integración de sistemas en conflicto, como un PMS y un administrador de canales, genera problemas como la fragmentación de datos y la duplicación de perfiles de invitados.
¿Cuáles son las soluciones a estos problemas?
Un PMS basado en la nube ofrece numerosos beneficios que los PMS anteriores no pueden ofrecer. Una de estas ventajas es la actualización y notificación de diversas tareas, sin necesidad de que un empleado se desplace a la habitación del huésped. Además, la mayoría de los sistemas basados en la nube tendrán una API abierta, lo que facilitará la interacción con otras herramientas, aplicaciones y servicios. Todo esto combinado con la libertad que tienen los hoteleros y gerentes para decidir qué herramientas son las adecuadas para su hotel o cuáles se adaptan mejor a las necesidades de sus huéspedes.
El PMS del futuro está basado en la nube, personalizable, integrado y ofrece informes detallados para que puedas administrar tu negocio. Si los hoteleros deciden no reemplazar su PMS obsoleto, corren el riesgo de dejar insatisfechos a sus clientes y empleados, además de perder terreno frente a la competencia.
Las características de los distintos PMS basados en la nube varían. Cualquier PMS que elijas debe incluir un administrador de canales, un motor de reservas, una solución de pagos integrada, una herramienta de administración de ingresos para ayudarte con los cambios de precios y una API abierta para que puedas agregar herramientas y crear una solución personalizada para tu negocio, logrando simplicidad y eficiencia.
En definitiva, un PMS basado en la nube agilizará todas las operaciones de tu hotel, además de satisfacer las necesidades y expectativas de tus clientes. La tecnología avanzada es el futuro de los PMS en la industria hotelera, y empresas como Hotelogix brindan este tipo de servicio desde una plataforma moderna, ayudando a la eficiencia y ocupación de tu hotel.
