Una de las estrategias más eficientes para examinar la salud diaria, semanal y mensual de tu hotel es extraer informes del sistema. Los informes correctos con las métricas y la información correctas te brindan toda la información que necesitas saber sobre tu negocio.
Los informes diarios de rendimiento, de expediente y de gestión interna se volverán esenciales tarde o temprano. Estos informes son muy fáciles de extraer e imprimir. Si sabe cómo abrir un Excel e imprimir, eso es suficiente.
Sin embargo, antes de comenzar a extraer informes, debe saber cuáles y cuándo imprimirlos. Realizar estas auditorías en los momentos adecuados proporcionará datos más precisos.
Este artículo cubrirá todos estos puntos, destacando qué informes extraer y por qué son tan importantes.
Entonces, comencemos con el primer paso: saber cuándo extraer estos informes.
¿Cuándo debo realizar mis auditorías?
Ya sabe que extraer los informes en el momento adecuado brinda datos más precisos. Esto se debe a que muchos informes no muestran las transacciones pendientes. Solo muestran transacciones pasadas o transacciones presentes que ya han sido procesadas. Cuando un huésped hace su check-in, por ejemplo, aparecerá una entrada de informe marcada como “publicada”.
En los sistemas de informes automáticos, las transacciones de un día específico se incluyen en el informe un minuto antes de la medianoche. Sin embargo, es importante tener en cuenta que es posible que no estén disponibles hasta las 02:00 am. Y esto se debe a que el sistema tarda un tiempo en recopilar toda la información necesaria para preparar el informe.
¿Cuáles son los mejores informes de gestión para extraer?
Una vez que todos los procesos del día anterior estén completos y toda la información esté en los informes, puede decidir qué informes imprimir. Echemos un vistazo a las mejores opciones para imprimir.
Informes de Transacciones
Un informe de transacciones funciona de manera similar a un registro postal en una oficina de correos. Este informe presenta todas las publicaciones y transacciones realizadas. Las cancelaciones y los cambios también están incluidos. Puede aplicar filtros para seleccionar el tipo de información que desea ver.
Algunos de los posibles filtros son: servicios, créditos, débitos, entre otros. Cuantos más filtros incluya, más precisos serán los resultados. También puedes seleccionar métricas específicas que te permitan reducir aún más tus resultados. Si tu negocio es una gran empresa, habrá múltiples entradas en un día. Es más fácil filtrar los resultados si seleccionas uno o dos tipos de operaciones a la vez.
Todos los registros realizados durante el día (a través de la recepción de tu hotel) pueden ser cruzados con la información recibida por el gerente en la noche.
La información contenida en estos informes podrá ser utilizada para analizar información de facturación y servicios, entre otros.
Informes de Rectificación
No hay una gran diferencia entre los informes de transacciones y los informes de rectificación. Si imprimes el informe de rectificación, solo verás las transacciones que han sido rectificadas. Esto incluye reembolsos, contracargos y otros cambios necesarios.
Durante la noche, el gerente puede comparar los ajustes que se hicieron con los que se eliminaron del sistema de procesamiento de pagos.
Informe Financiero Diario
Este tipo de informe es similar a un informe administrativo. Mostrará estadísticas para cualquier fecha que seleccione. En él verás un énfasis en los ingresos generados por las reservas y un pronóstico para las próximas dos semanas. Además, incluye todos los datos necesarios para los cálculos de Promedio Diario de Tarifa, Ingresos por Habitación y la Tasa de Ocupación.
Con el informe financiero diario, puedes:
- Monitorear la productividad
- Identificar errores cometidos por los empleados
- Determinar la pérdida de ingresos debido a los descuentos ofrecidos
- Prepararte para los próximos 14 días.
Saber utilizar la información presentada en los pronósticos es la parte más importante de este informe.
Asientos Contables
El informe de asientos contables funciona como el informe de cuentas por cobrar. Con este informe, puede analizar todos las transacciones pendientes, incluyendo las reservas aún no pagadas. Puedes consultar lo que se pagó y hacer un cruce para visualizar si estos valores coinciden con los ingresos finales. Estos datos también se pueden filtrar de diferentes maneras, por ejemplo, por tipo o fecha de pago.
Estos informes pueden ayudar a identificar si realmente se recibieron todos los valores dentro de una ventana de tiempo que se suponía que debían recibirse.
Informe Fiscal
El informe de impuestos de tu hotel muestra todas las tarifas e impuestos que se han aplicado a las transacciones completadas. Puede que no parezca un gran problema, pero es importante verificar todas las reservas para asegurarse que se incluya toda la información fiscal. Es importante tener en cuenta que solo se deben verificar las tarifas e impuestos de las reservas que se han completado. Las entradas marcadas como canceladas o “no-show” nunca deben estar presentes en estos informes.
Este informe es importante, ya que te da una idea de cuántos impuestos estatales o federales serán deducidos.
Comprender los distintos tipos de informes puede ser un poco confuso. Sin embargo, una vez que te acostumbres a imprimirlos para las auditorías nocturnas, verás que la información será fácil de asimilar.
Una de las formas más sencillas de analizar los informes de facturación es analizarlos como un todo, justo como si fuera un único informe. Detallar informes es básicamente filtrar ciertos datos y compararlos con las ganancias netas.
Si necesitas un sistema de calidad para monitorear todas estas métricas, y que te permita imprimir todos los informes necesarios, el Sistema de Administración de Propiedad de Hotelogix te ayuda a analizar y administrar todo lo que sucede en la recepción. Esto incluye todas las transacciones realizadas, incluidas las transacciones con tarjeta de crédito, tarifas, así como fechas de reserva y precios de alojamiento.
Esta es solo una de las muchas soluciones hoteleras que ofrecemos. ¡Pónte en contacto y obtén más información sobre nuestras herramientas y cómo podemos ayudarte a optimizar tu negocio!
