Faros Suites obtuvo un eficiente Property Management System

(Un Caso de Estudio de Faros Suites, Islas Jónicas, Grecia)

Faros Suites, situado en la mayor de las islas Jónicas en el oeste de Grecia, entra en el grupo de pequeñas propiedades hoteleras. Sus encantadoras suites totalmente equipadas con vistas panorámicas al mar aumentan la energía y dejan que uno disfrute de las hermosas islas griegas.

Un sistema que gestiona eficientemente la Recepción

Faros Suites estaba buscando un sistema de gestión fácil de usar y rentable que pudiera manejar su recepción, que fuera fácil de usar, rápido de adaptar y que ofreciera informes periódicos para conseguir un mejor control sobre el negocio. Ellos no querían invertir mucho tiempo en la implementación y capacitación. Por miedo a la transición y a que la plataforma fuera difícil de aprender y difícil de dominar, el hotel permaneció en el sistema de pluma y papel, tomando mucho tiempo en controlar dos veces cada reserva. "Necesitábamos un sistema que fuera lo suficientemente flexible como para adaptarse y extenderse a nuestras crecientes necesidades. Siendo una pequeña propiedad que no tiene los recursos para coordinar y contratar programas personalizados desarrollados especialmente para nosotros de manera regular con los proveedores de sistemas", dijo Angelo Tselentis, dueño de Faros Suites.

Manejar los informes de cada día se transformó en una tarea muy difícil y teniendo en cuenta el tiempo necesario, se convirtió en ineficiente para administrar las operaciones. Como tenían previsto aumentar el número de habitaciones y servicios de la propiedad, la flexibilidad del sistema es una de las características más importantes que requerían.

La gestión necesitaba una herramienta que centralizara toda la información importante bajo un sistema de fácil acceso que estuviera disponible en cualquier lugar remoto sin tener que hacer cargas de archivos manuales y actualizaciones. Sin información detallada y precisa, la administración no tenía control total sobre las ventas, el marketing y las finanzas.

Necesitaban un sistema que no requiere proceso de transición a largo

El desafío era ver que consiguieran una solución completa pero flexible para gestionar las operaciones crecientes en todos los niveles del personal. Necesitaban un sistema que no requiriera un largo proceso de transición y que fuera fácil de aprender a usar, obtener el control completo sobre las ventas, el marketing y las finanzas con informes precisos. El sistema también debía ayudar a reducir los costos operativos y cumplir con todo lo anterior sin un montón de gastos de inversión y mantenimiento. Aumentar las ventas en línea sin necesidad de añadir gastos generales de funcionamiento también fue un factor añadido que anhelaban en el sistema.

"Todos los PMS que probaron resultaron ser demasiado difíciles de aprender a usar y dominar! Al dar con Hotelogix una tarde buscando en la web, me di cuenta que había encontrado la solución para los problemas de mi hotel. El sistema ofrece amplias y profundas funciones inteligentes que toda pequeña propiedad necesita", dijo Angelo.

Hotelogix proporcionó todos los informes necesarios para un mejor control del negocio

Hotelogix proporcionó un sistema basado en la Web centralizado a través del cual Faros Suites pudo manejar todas sus operaciones como Frontdesk, Servicio de limpieza, Restaurante, reservas Web e informes de gestión para el análisis de su negocio, en la forma de Auditoría Nocturna. "No podemos describir con palabras todo lo que nos ahorramos en mano de obra, infraestructura de TI, soporte y mantenimiento", dice Angelo.

Hotelogix presenta todos los informes importantes para un mejor control sobre el negocio. Faros Suites ahora está en condiciones de comprobar todas las operaciones como ventas, marketing y el departamento de finanzas desde cualquier punto del mundo y en consecuencia puede planificar su estrategia. Ellos afirman que este es el mayor activo. El Motor de Reservas Web eliminó los errores en las reservas y les ahorró el tiempo del doble control. Los empleados de Recepción ahora reciben todas las reservas en tiempo real y su trabajo se ha optimizado.

El Hotel Faros Suites implementó en menos de una semana. La configuración y ejecución de prueba se hizo en forma remota por el equipo Hotelogix en colaboración con el personal de Faros Suites en menos de cuatro días. El personal de Faros Suites recibió capacitación en línea por parte del equipo de Hotelogix y pudo comprender y dominar el sistema y en un corto período de tiempo el sistema se puso en marcha.