El Hotel Faro Arenal buscaba un sistema con el que evitar las sobreventas

(Un caso de estudio sobre el Hotel Faro Arenal, en Costa Rica)

El Hotel Faro Arenal es la opción perfecta para disfrutar al máximo de unas vacaciones en plena naturaleza. Situado en La Fortuna de San Carlos, en los alrededores del volcán Arenal, el más activo de Costa Rica, el Hotel Faro Arenal ofrece doce confortables habitaciones con magníficas vistas al volcán de 5,437 pies y al cerro Chato. Un lugar donde recuperar la paz y tranquilidad mientras se escucha el sonido de las aves. Este hotel familiar ofrece opciones para el turismo de aventura, treking en los alrededores con lagos, cascadas, acantilados y aguas termales.

El objetivo era simplificar la gestión

Costa Rica se presenta como una de las mejores alternativas para el ecoturismo, tendencia al alza entre las preferencias de los viajeros. La adaptación a la ola del ecoturismo presenta nuevos retos para los hoteleros que pasan en primer lugar por optimizar la gestión. El gerente del Hotel Faro Arenal, José Andrés Rojas, explica que antes de optar por Hotelogix la gestión se llevaba a cabo con archivos de Excel. Para la distribución online tenían un acuerdo con un Channel Manager a través del que vender sus habitaciones. Pero este método de gestión suponía mucho trabajo extra para el personal del hotel, porque debían ingresar y modificar la disponibilidad de sus habitaciones constantemente. En algunas ocasiones, esto supuso enfrentarse a sobreventas u overbookings.

Al detectar este problema, la gerencia del hotel decidió buscar una solución de gestión que se adaptara a sus necesidades. “En internet pudimos encontrar una gran variedad de empresas que ofrecen este servicio, por lo que fuimos probando las que nos parecieron más aptas para nuestro hotel”, tal como asegura José Andrés. Tras evaluar todas las opciones en base a su facilidad de uso, la flexibilidad del sistema, el tiempo de respuesta en el equipo de soporte o la seguridad de la plataforma decidieron optar por Hotelogix porque cumplía con la mayor parte de estos requerimientos.

Hotelogix mejoró la gestión del hotel

El proceso de implementación del software de gestión de Hotelogix en el Hotel Faro Arenal no tuvo ninguna complicación y cualquier duda durante este proceso fue resuelta por el equipo de soporte en un plazo de 24 horas. Una vez que el sistema estaba en funcionamiento, los empleados y el gerente enseguida percibieron una mayor organización en las reservas, una mejora en los tiempos de respuesta para las reservaciones online y un mayor control en la información y estadísticas de ventas del hotel. Ahora todos tienen más tiempo libre, porque no invierten tantas horas respondiendo correos de reservas ni ingresándolas en el antiguo formato de Excel.

Hotelogix ha permitido al Hotel Faro Arenal estar conectado al GDS, además de permitir el acceso a los datos del negocio desde smartphones o diferentes dispositivos. Gracias al software de gestión se han habilitado también múltiples puntos de venta. En general es un “sistema con gran adaptabilidad”, confirma José Andrés.

Conclusión

Como una empresa de hospedaje contemporánea, el Hotel Faro Arenal siempre busca mejorar el tiempo de respuesta ante las consultas y solicitudes de los clientes. El gerente asegura que desde que comenzaron a trabajar con Hotelogix la productividad se ha visto incrementada, las sobreventas son cosas del pasado y la respuesta ante solicitudes de reservas es inmediata; lo califica como una excelente decisión. “El sistema de Hotelogix nos ha ayudado con respecto a las sobreventas, ya que evita además de tener que pagar el hospedaje en otro lugar, un disgusto con el cliente.”

- José Andrés Rojas B. Gerente Hotel Faro Arenal